La regla 3-2-1: por qué tu copia de seguridad probablemente no te va a salvar

Cuando entramos por primera vez en una empresa y preguntamos por las copias de seguridad, la respuesta casi siempre es que sí, que se hacen. Cuando preguntamos cuándo fue la última vez que se restauró una para comprobar que funcionaba, el silencio es igual de habitual.

Ahí está el problema. Una copia de seguridad no es un archivo: es un procedimiento que solo existe si se ha probado. Y la forma más sencilla de ordenar ese procedimiento es una regla que se lleva usando décadas.

Qué dice la regla 3-2-1

Para cada dato que no te puedes permitir perder:

• 3 copias de la información: la original y dos respaldos.
• 2 soportes distintos: por ejemplo el servidor y un disco externo, o disco y nube.
• 1 copia fuera de la oficina: en otro edificio o en la nube.

Cada número tapa un agujero concreto. Las tres copias cubren el borrado accidental. Los dos soportes cubren el fallo de hardware: si los dos respaldos están en el mismo NAS y el NAS muere, te has quedado sin nada. Y la copia externa cubre lo que nadie quiere pensar: un incendio, una inundación, un robo o un cifrado por ransomware que se propaga a todo lo que esté conectado.

El fallo que más vemos

El más repetido, con diferencia: el disco de backup conectado permanentemente al mismo equipo que respalda. Funciona perfectamente contra el «he borrado sin querer la carpeta de presupuestos». No sirve de nada contra un ransomware, porque el cifrado alcanza también a esa unidad. Has hecho copias durante tres años para descubrir el peor día que no valían.

El segundo: copias que llevan meses fallando y nadie se ha enterado, porque el aviso llegaba a un correo que ya no lee nadie.

Cómo aplicarla sin montar un centro de datos

Para una empresa pequeña, esto se resuelve con poco:

• Copia local automática al servidor o a un NAS, diaria.
• Copia en la nube cifrada, también diaria y automática.
• Un disco externo que se rota y se guarda desconectado, fuera de la oficina.
• Un aviso que llegue a alguien que lo lea de verdad cuando una copia falle.

Lo importante no es la marca del software. Es que esté automatizado, que se avise cuando falla y que alguien restaure un archivo cada cierto tiempo para comprobar que el proceso entero funciona.

Las dos preguntas que deberías saber responder

Antes de decidir cuánto invertir, responde a esto sobre tu empresa:

• ¿Cuántas horas puedes estar parado? Si son dos, necesitas poder restaurar rápido. Si es una semana, tienes margen.
• ¿Cuánto trabajo puedes permitirte rehacer? Si la copia es de anoche y hoy has facturado veinte albaranes, esos veinte se rehacen a mano.

Esas dos respuestas determinan cada decisión técnica que venga después. Sin ellas, cualquier presupuesto de copias de seguridad es adivinar.